Come usare i preventivi passati per decidere il prezzo del prossimo (con l’AI)

I preventivi che hai mandato negli ultimi anni sono la fonte più precisa per decidere il prossimo prezzo. Ognuno ha avuto un esito. Il cliente ha firmato oppure no, a volte dopo aver chiesto uno sconto, a volte senza rispondere più.

Eppure il prezzo nasce quasi sempre a sensazione. Si riprende l’ultimo lavoro simile e si limano un po’ di euro per paura di perdere il cliente.

Con un assistente AI collegato alla posta e ai documenti puoi rimettere in fila quella storia e usarla per decidere. La guida ha sei passaggi, ognuno con un prompt da copiare e incollare. Li abbiamo scritti pensando a Claude, ma funzionano anche con ChatGPT e con gli altri assistenti che si collegano ai tuoi strumenti.

Ti servono un assistente AI, un archivio per lo storico e le fonti in cui vivono già i tuoi preventivi. Non devi aprire nuovi account, perché si parte dagli strumenti che usi oggi.

Per una PMI o un freelance il foglio Google è la scelta più comoda. Lo apri quando vuoi, lo correggi a mano e lo condividi con il commercialista o con un socio.

Il primo giro richiede più tempo, perché l’AI deve leggere tutto lo storico. Dopo basta aggiornarlo ogni volta che chiudi una trattativa.

Per prima cosa colleghi all’AI la posta, i documenti e il foglio dello storico, e controlli cosa può leggere e dove può scrivere. In Claude i collegamenti si chiamano connettori, funzionano grazie all’MCP e li trovi nelle impostazioni. Cerca il servizio (per esempio Gmail o Google Drive), aprilo e completa l’accesso.

Poi incolla questo prompt. Chiede all’AI di farti domande prima di muoversi, così il lavoro parte dai dati giusti.

Aiutami a costruire un assistente per decidere i prezzi dei miei preventivi. Prima chiedimi cosa vendo, da quali preventivi partire, il periodo da analizzare, la valuta e dove tengo preventivi, contratti, fatture, incassi e costi di consegna.

Usa gli strumenti già collegati prima di propormi nuovi account. Se manca qualcosa, aiutami a collegarlo. Non chiedermi mai password o chiavi in chat e fermati solo quando servono il mio accesso o il mio consenso.

Fai una prova di lettura su una fonte e verifica che l’archivio scelto (per esempio un foglio Google) si possa leggere e scrivere. Mostrami cosa è collegato, cosa manca e cosa è facoltativo. Non costruire ancora niente.

Hai finito quando l’AI riesce ad aprire un preventivo che conosci e conferma di poter scrivere nel foglio.

La regola che regge tutto il metodo è una riga per ogni trattativa. Le cinque email, il PDF rivisto e la controproposta del cliente appartengono alla stessa decisione d’acquisto e restano insieme.

Poi servono tre accortezze:

• Le versioni dell’offerta si sommano. Se hai mandato €4.000 e poi €3.500, lo storico tiene entrambi i prezzi con le loro date.
• Le bozze mai inviate restano fuori. Un PDF salvato su Drive e mai spedito non è un’offerta.
• Ogni dato ha la sua fonte. Data, cliente, importo e motivazione rimandano all’email o al file da cui arrivano. Quello che non si trova resta «sconosciuto».

Costruisci lo storico dei miei preventivi nell’archivio che abbiamo scelto. Cerca nelle fonti collegate, nel periodo concordato, scorrendo tutte le pagine dei risultati. Dimmi quali fonti e quali date hai coperto e quali file non sei riuscito a leggere. Non chiamare «tutto» una ricerca parziale.

Una riga corrisponde a una decisione d’acquisto di un cliente per un certo lavoro. Email, versioni riviste e controproposte della stessa trattativa vanno nella stessa riga. Usa un codice stabile per ogni trattativa e tieni la cronologia delle offerte, senza sovrascrivere i prezzi.

Per ogni riga registra data del preventivo, cliente, canale da cui è arrivato, lavoro richiesto, valuta, offerte inviate, controproposte del cliente, sconti, costi previsti, motivazioni e cosa sapevo in quel momento. Escludi le bozze mai inviate. Per ogni dato indica fonte e data; se un dato manca scrivi «sconosciuto».

Usa questi stati: trovato, ricostruito, offerto, concordato, firmato, chiuso. Per i chiusi indica il motivo: completato, perso, ritirato o nessuna risposta dopo il periodo di attesa che ti indico. Il pagamento ha uno stato a parte.

Salva lo storico e una lista dei dati mancanti. Rileggimi tre righe, controlla che i conteggi tornino e rilancia l’importazione per dimostrare che non crea doppioni. Se non trovi preventivi, dimmelo: è un risultato valido.

Hai finito quando ogni riga cita una fonte reale, conserva le offerte precedenti e una seconda importazione non aggiunge doppioni.

Qui l’errore più comune è confondere tappe diverse. Un contratto firmato con un acconto incassato è firmato e pagato in parte. Il lavoro concluso è un’altra informazione, con la sua prova e la sua data.

In Italia c’è un caso tipico. La fattura elettronica passata dallo SDI dimostra che hai fatturato, ma l’incasso lo vedi solo sull’estratto conto o nel gestionale. Per l’AI sono due prove distinte.

Per controllare gli incassi l’AI può leggere i movimenti del conto aziendale, che molte banche permettono di esportare. In alternativa legge il gestionale con cui emetti le fatture, se registra i pagamenti ricevuti.

Per le fatture puoi anche chiederle di aprire nel browser l’area riservata dell’Agenzia delle Entrate (Cassetto fiscale e Fatture e Corrispettivi), dove trovi le fatture elettroniche emesse. L’accesso con SPID o CIE lo fai tu, poi l’AI legge e confronta. L’Agenzia ti conferma le fatture, ma per sapere se il cliente ha pagato serve comunque la banca.

Anche il silenzio va trattato con cura. Un cliente che non risponde resta «in attesa» finché non passa il periodo di follow-up che hai deciso tu (per esempio 30 giorni). Solo dopo diventa «nessuna risposta».

Collega ogni preventivo alle risposte, ai contratti, alle fatture e agli incassi che trovi negli strumenti collegati. Segui i codici di preventivo, contratto e fattura. Se un collegamento è incerto, mostrami le prove candidate e lascia l’esito non confermato: un importo o un nome simile da soli non bastano.

Tieni separati accordo, firma, pagamento e consegna. Elimina i pagamenti doppi e registra rimborsi, commissioni e saldo residuo quando ci sono le prove. Una fattura emessa non dimostra l’incasso. Per gli incassi usa i movimenti bancari o il gestionale di fatturazione. Per le fatture puoi aprire nel browser l’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, dopo che ho fatto io l’accesso.

Lascia «in attesa» i clienti che non hanno risposto, salvo che sia passato il mio periodo di follow-up e l’ultima verifica delle email lo confermi. Controlla il contratto commerciale firmato, non un accordo di riservatezza. Le modifiche chieste dal cliente restano proposte finché non vengono confermate. Non riscrivere mai cosa si sapeva quando è partito il preventivo.

Salva i risultati accanto alla trattativa originale. Mostrami i totali di trattative decise, in attesa e per stato di pagamento, sempre con il numero totale di riferimento. Apri le prove di tre collegamenti e di uno incerto, se c’è, e rileggimi le righe salvate.

Hai finito quando firma, pagamento e consegna hanno ciascuno la sua prova e la sua data.

Con lo storico in ordine puoi finalmente confrontare. Il confronto ha senso solo tra lavori simili, cioè stesso tipo di progetto, clienti paragonabili e stesso periodo. Un sito vetrina e un e-commerce non stanno nella stessa media.

Per ogni trattativa conta una sola offerta, di solito la prima inviata. Il prezzo concordato alla fine si guarda a parte. Così una trattativa con tre versioni non pesa tre volte.

Attenzione alla differenza tra il prezzo che ha vinto più volte e quello con il tasso di vittoria più alto. Ecco un esempio con numeri di fantasia.

La fascia da €3.000 ha portato più contratti. Quella da €4.500 però convince più spesso chi la riceve, anche se 10 casi sono ancora un campione piccolo. Sono due letture diverse e servono entrambe.

Confronta preventivi simili per tipo di lavoro, tipo di cliente, canale di provenienza, valuta e periodo. Per i tassi di vittoria usa una sola offerta inviata per trattativa (la prima) e mostra a parte i prezzi concordati. Considera vinto un preventivo firmato o accettato per iscritto. Accanto a ogni confronto mostra conteggi, totale di riferimento e preventivi ancora in attesa.

Dimmi quali prezzi hanno vinto più spesso, quali lavori sono stati convenienti dopo i costi di consegna e le commissioni documentate, e quali sconti si sono chiusi comunque con una perdita. Distingui il prezzo con più vittorie da quello con il tasso di vittoria più alto. Non sostenere che uno sconto abbia causato una vittoria o una perdita. Se mancano i costi, scrivi che la redditività è sconosciuta.

Dammi tre risultati utili con esempi collegati, per ciascuno un’incertezza che potrebbe ribaltarlo e il prossimo dato da raccogliere. Un campione piccolo, un pareggio o nessuno schema utile sono risultati validi.

Salva i risultati con data e codici delle trattative. Ricontrolla ogni calcolo sulle righe di partenza.

Hai finito quando ogni risultato riporta i casi da cui nasce, la dimensione del campione e un limite dichiarato.

Arriva una nuova richiesta. Adesso l’AI può metterla accanto alle trattative più simili e proporti un prezzo o una forbice, con le ipotesi scritte in chiaro.

Prima di chiedere un numero ti servono due dati che lo storico non contiene. Il primo è il tuo listino o la politica di prezzo attuale. Il secondo è il prezzo minimo sotto il quale rinunci al lavoro, calcolato su costi e tempo.

Se mancano, la risposta corretta è «in sospeso». Un’AI che inventa un prezzo senza costi e senza soglia minima ti dà solo un numero che sembra affidabile.

Ecco la nuova richiesta: [incolla la richiesta del cliente, oppure chiedimela]. Leggi la mia politica di prezzo attuale e i risultati salvati. Chiedimi solo i dati che mancano su lavoro richiesto, tempi, cliente, costi di consegna, disponibilità e margine minimo accettabile.

Recupera le trattative più simili con i link alle fonti. Spiegami le differenze di lavoro, data, costi e condizioni. Proponi un prezzo o una forbice chiaramente indicata, con le ipotesi, la soglia sotto cui conviene rinunciare e cosa cambierebbe la tua raccomandazione. Se lo storico è scarso, usa i miei costi minimi e la politica attuale. Se mancano anche quelli, salva la richiesta in sospeso con l’elenco dei dati mancanti e nessun prezzo.

Mostrami una riga di raccomandazione con valuta, ipotesi e incognite, più al massimo tre trattative simili.

Salva la raccomandazione come «in sospeso» con i dati disponibili oggi. Chiedimi di approvare o modificare il prezzo e registra il motivo. Non inviare il preventivo e non segnarlo come vinto.

Hai finito quando la raccomandazione è salvata in sospeso e le ipotesi corrispondono a quello che sai oggi.

Il metodo migliora solo se ogni trattativa chiusa torna nello storico. Il prezzo che hai mandato al cliente si salva accanto a quello suggerito dall’AI, insieme al motivo per cui l’hai cambiato. Quando il cliente firma, paga o sparisce, la stessa riga si aggiorna con la nuova prova.

Il modello AI resta lo stesso, perché nessuno lo riaddestra. Cresce la base di casi da cui parte la volta successiva.

Se usi Claude puoi salvare questo prompt come skill e richiamarla quando serve. In alternativa puoi creare un’attività pianificata che lo rilancia ogni mese.

Aggiorna le trattative aperte usando le fonti collegate e le novità che ti indico. Mantieni lo stesso codice di trattativa, la raccomandazione originale e la cronologia con le date.

Quando ti confermo cosa ho mandato al cliente, salva l’offerta reale separata dalla tua raccomandazione, con il motivo dell’eventuale modifica. Quando arriva un esito, allega la prova, aggiorna stato e pagamento e registra il costo reale di consegna se lo conosco. Non inventare esiti per le trattative in sospeso.

Ricalcola i confronti interessati e mostrami un riepilogo prima e dopo: cosa è cambiato, se il risultato ha centrato il mio obiettivo e cosa valutare la prossima volta. Non attribuirti il merito di una raccomandazione che non ho usato o che è arrivata dopo l’esito.

Controlla il numero di righe, i pagamenti doppi e i saldi. Concordiamo ogni quanto rifare questa revisione e, se gli strumenti lo permettono, programmala.

Hai finito quando il riepilogo cambia, la trattativa originale resta intatta e un secondo aggiornamento non crea doppioni.

Gli sbagli che vediamo più spesso sono sempre gli stessi:

• contare ogni email come una trattativa, così i numeri si gonfiano;
• sovrascrivere il primo prezzo con quello finale e perdere la storia della trattativa;
• considerare «perso» un cliente che semplicemente non ha ancora risposto;
• leggere una correlazione come una causa (lo sconto c’era, ma non sai se ha fatto firmare il cliente);
• chiedere un prezzo all’AI senza darle costi e soglia minima.

Poi c’è la privacy. Collegare l’AI alla posta significa farle leggere dati personali dei tuoi clienti, che il GDPR tutela. Qualche regola pratica:

• usa un account aziendale e collega solo le cartelle e le caselle che servono;
• controlla nelle impostazioni dell’assistente come vengono trattati e conservati i dati;
• verifica se il tuo piano prevede un accordo sul trattamento dei dati con il fornitore;
• aggiorna l’informativa privacy se usi strumenti AI per gestire i dati dei clienti;
• non incollare in chat password, IBAN o documenti d’identità.

Se hai dubbi su un caso specifico, parlane con il tuo consulente privacy prima di collegare tutto.

Lo storico ti dice quale prezzo proporre. La trattativa che arriva dopo è un altro lavoro, e qui una skill di Claude ti aiuta a prepararla.

Negotiation, la skill basata sul metodo di Chris Voss

La più popolare che abbiamo trovato è Negotiation del repository wondelai/skills. Mentre scrivevamo questa guida aveva 2,7k stelle su GitHub e 6,2k installazioni (scheda su Claude Marketplaces). Si basa sulle tecniche di Chris Voss, ex negoziatore dell’FBI, cioè empatia tattica, mirroring e domande calibrate. Uno dei suoi principi è non dividere mai la differenza, perché nessun accordo è meglio di un cattivo accordo.

In Claude Code si installa con un comando.

npx -y skills add wondelai/skills --skill negotiation --agent claude-code

Nell’app di Claude puoi scaricare la cartella della skill da GitHub e caricarla tra le tue skill (i passaggi sono nella nostra guida alle skill). Prima di installarla leggi il file SKILL.md, perché è un progetto di terzi.

Dà il meglio subito dopo il passaggio 5, quando hai il prezzo e il cliente chiede uno sconto. Questo prompt collega la skill allo storico.

Usa la skill negotiation. Il cliente [nome] ha ricevuto il preventivo da [importo] per [lavoro] e chiede [sconto, tempi diversi, altre condizioni]. Leggi la raccomandazione salvata nello storico, con la soglia sotto cui rinuncio e le trattative simili.

Preparami la risposta. Dimmi quali domande calibrate fare prima di parlare di prezzo, cosa posso concedere solo in cambio di qualcosa e cosa non concedo. Scrivimi una bozza di email ma non inviarla.

Sales automator, da tenere d’occhio

Un’altra skill interessante è Sales automator della raccolta agentic-awesome-skills, un repository con quasi 50.000 stelle (il conteggio è della raccolta intera). Scrive cold email, follow-up e modelli di proposta, poi pagine prezzi, casi studio e script di vendita. Serve soprattutto nella fase che viene prima della trattativa, quando prepari e segui i preventivi.

Non serve partire da tutti gli anni di attività. Scegli un tipo di lavoro che vendi spesso, prendi gli ultimi 12 mesi e lancia i primi due prompt. Già così vedi quante trattative hai aperto e quante si sono chiuse con una firma. Se invece i preventivi da analizzare sono pochi, il problema viene prima, e ti servono la lead generation con l’AI e una buona cold email.

Se vuoi impostare il flusso sulla tua azienda o formare il team sull’uso dell’AI, in Minnovo lo facciamo con le PMI e le startup che seguiamo. Scrivici oppure guarda i corsi della Minnovo Academy.