Come scrivere una cold email: metodo, esempi e follow-up

Una cold email, o email a freddo, è il primo messaggio a una persona che non ti conosce, scritto per aprire una conversazione di lavoro.

L’articolo 130 del Codice privacy chiede il consenso preventivo per le email commerciali. Il Garante lo applica anche alle aziende e agli indirizzi pubblicati sui siti, e scrivere a una persona alla volta non cambia le cose.

Non puoi nemmeno scrivere per chiedere il permesso, perché per il Garante anche quell’email è promozionale. I provvedimenti e la versione prudente da seguire li trovi nella parte legale dell’articolo sulla lead generation con l’AI.

Il metodo serve comunque, perché i casi leciti sono tanti:

• Chi ti ha dato il consenso a ricevere proposte commerciali, per esempio con la casella di un modulo.
• Chi hai conosciuto a una fiera e ti ha chiesto di scrivergli. Il biglietto da visita da solo non vale come consenso, quindi scrivi solo di quello che ti ha chiesto. Allo stand puoi usare un modulo che chiede il consenso.
• Chi ti ha scritto dal sito o ha scaricato una guida. Mandargli quello che ha chiesto è una risposta, mentre per proporgli altro serve il consenso nel modulo.
• I contatti all’estero, dove le regole cambiano.
• LinkedIn, con un messaggio scritto a mano.

Nel Regno Unito puoi scrivere senza consenso alle società, mentre ditte individuali e alcune società di persone contano come privati (guida dell’ICO). Negli Stati Uniti il CAN-SPAM Act non chiede il consenso. Impone però un mittente vero, un oggetto onesto, un indirizzo postale e la cancellazione entro dieci giorni lavorativi.

In Francia la CNIL ammette le email ai professionisti se riguardano il loro lavoro e lasciano la possibilità di opporsi. In Germania serve il consenso anche tra aziende (§ 7 della legge sulla concorrenza sleale).

Il GDPR vale in ogni caso sui dati delle persone, e non è sempre chiaro quale legge si applichi a un invio fatto dall’Italia. Prima di scrivere su un mercato nuovo chiedi un parere a un legale che lo conosca.

Su LinkedIn scrivi a mano, una persona alla volta. Le regole della community non ammettono inviti con messaggi promozionali a chi non conosci, e il contratto d’uso vieta i bot.

Per il Garante, poi, un messaggio privato promozionale segue le regole delle email. Nella nota dell’invito di’ chi sei e perché vuoi collegarti, e della tua offerta parla quando è l’altro a chiederlo.

Chi riceve la tua email capisce in due righe se l’hai scritta per lui. Per questo la ricerca conta più della scrittura, e si fa su tre livelli:

1. La persona nel suo lavoro. Il ruolo, da quanto lo ricopre, di cosa si occupa, cosa ha detto in un’intervista, in un convegno o in un articolo.
2. L’azienda. Sito, comunicati, notizie, prodotti nuovi e fiere in arrivo. Le offerte di lavoro dicono dove sta crescendo. Guarda anche il tuo CRM, per sapere se è già cliente o se ha chiesto di non essere contattata.
3. Il settore e il suo lessico. Uno studio legale parla di clienti e pratiche, una fabbrica di commesse e ordini. Scrivi con le loro parole.

Le fonti devono essere pubbliche e professionali:

• il sito dell’azienda, guardato come lo vede un visitatore qualsiasi;
• notizie, comunicati stampa e interviste;
• offerte di lavoro e registri pubblici;
• quello che la persona pubblica per lavoro, come articoli, interventi e post professionali.

Restano fuori i profili privati, la famiglia, le vacanze e tutto quello che non riguarda il lavoro. Della persona tieni solo i dati che ti servono, perché anche nome e ruolo sono dati personali. LinkedIn guardalo tu, a mano, dato che il contratto d’uso vieta i programmi che ne copiano i dati.

Una cold email ha poche parti, e ognuna ha un compito preciso:

Come scrivere l’oggetto di un’email commerciale

L’oggetto decide se l’email viene aperta. Scrivilo per quella sola persona, partendo dal fatto più concreto che hai trovato, così ha senso per lei e lascia indifferente chiunque altro. Per esempio «Il catalogo valvole in tedesco, dopo la fiera».

Gli oggetti da invio in serie si riconoscono subito, e molti li cancellano senza aprirli. Sono cose come «Proposta di collaborazione», «Presentazione aziendale», «Domanda veloce» o «Hai 10 minuti?». Scrivi l’oggetto come una frase normale, con la maiuscola solo all’inizio, senza punti esclamativi e senza un finto «Re:» per sembrare una risposta.

La prima frase, che con l’oggetto fa l’anteprima

Nella lista dei messaggi, accanto o sotto l’oggetto, compare un’anteprima del testo. Se non la imposti, il programma di posta la prende dalle prime righe dell’email. Oggetto e prima frase si leggono insieme, e sono tutto quello che la persona vede prima di decidere.

Per questo la prima frase continua l’oggetto. Evita le aperture buone per mille email, come «Mi chiamo [nome] e lavoro per [azienda]» o «Ho trovato il suo profilo e volevo contattarla». Lascia perdere anche «Spero che questa email la trovi bene», che è un calco dall’inglese. Parti dal contesto, per esempio «ci siamo parlati giovedì al vostro stand».

Il corpo, cioè il problema che risolvi

Molte email commerciali raccontano cosa fa chi scrive. A chi legge interessa il problema che gli risolvi, detto con le sue parole e in poche righe.

Poi pensa all’obiezione più probabile, cioè la prima cosa che l’altro ti risponderebbe. Di solito è qualcosa come «abbiamo già un fornitore» o «lo facciamo in casa». Rispondi in una riga prima che te la faccia. Se per esempio ha già un traduttore, spiega come puoi lavorare accanto a lui.

Aggiungi una prova, se ce l’hai, come un lavoro simile. Resta breve, perché l’email si deve leggere sul telefono senza scorrere. Niente allegati e al massimo un link. Le guide degli strumenti di invio, come quella di Instantly, contano troppi link e immagini tra le cause dello spam.

La chiusura, senza link al calendario

Alla fine chiedi una cosa sola. Il link al calendario sa di presunzione, perché lascia all’altro il lavoro di trovare un posto nella tua agenda. Anche «martedì alle 15 va bene?» funziona male, visto che impone un momento e rende facile dire di no.

Chiedi invece se ha tempo nelle prossime settimane, e lascia a lui la scelta del giorno, come nel primo esempio qui sotto. Una richiesta ancora più leggera è offrire qualcosa di utile, come «le mando due esempi di lavori simili?».

Sotto la firma scrivi chi sei per intero, come hai avuto il contatto e come può dirti di no. L’articolo 130 vieta di nascondere chi scrive e chiede un recapito per esercitare i diritti.

In inglese c’è solo you, in italiano devi scegliere. Per l’Accademia della Crusca con poca confidenza si usa il lei. Il passaggio al tu dovrebbe proporlo chi sta più in alto per età, ruolo o funzione, e in un’email commerciale conviene lasciarlo a chi riceve.

• Parti dal lei quando non sai, soprattutto con dirigenti, professionisti, pubblica amministrazione e settori tradizionali.
• Usa il tu dove è la norma, per esempio con startup e aziende digitali, o se l’azienda dà del tu ai clienti sul sito.
• Segui la risposta. Se l’altro ti dà del tu, passa al tu.
• Titoli e saluti. Se la persona usa un titolo, come avvocato o ingegnere, usalo anche tu. Apri sempre con «Ciao» e il nome, anche quando dai del lei.
• Coerenza. La Crusca oggi considera facoltativa la maiuscola di cortesia (Lei, La ringrazio), e se la usi va tenuta in tutta l’email. Per l’azienda usa il voi, e attento ai modelli tradotti dall’inglese, che mescolano il tu e il lei.

Nomi, aziende e fatti sono inventati. La stessa struttura vale per un’email di presentazione aziendale.

Esempio con il lei, dopo una fiera

Uno studio di traduzioni tecniche scrive al responsabile commerciale di un’azienda di valvole, conosciuto in fiera. È stato lui a chiedere una proposta per il catalogo in tedesco.

Oggetto: Il catalogo valvole in tedesco, dopo la fiera

Ciao ingegner Bianchi,
ci siamo parlati giovedì al vostro stand. Le scrivo per il catalogo in tedesco, come mi aveva chiesto.

Mi diceva che le schede tecniche cambiano spesso e che le traduzioni restano indietro. Noi traduciamo dai vostri file tecnici, così ogni modifica arriva in tedesco insieme all’originale.

So che per l’inglese avete già un traduttore di fiducia. Possiamo lavorare con lui sullo stesso glossario.

Avrebbe mezz’ora nelle prossime settimane per guardare un capitolo di prova? Mi dica lei il giorno e le mando l’invito.

Un saluto,
Giulia Verdi
Studio Esempio Traduzioni · [telefono]

Ho il suo indirizzo dal biglietto che mi ha lasciato in fiera. Se preferisce non ricevere altre email, me lo scriva e non la disturbo più.

Esempio con il tu, dopo una guida scaricata

Un’agenzia che automatizza l’assistenza clienti scrive alla fondatrice di un piccolo negozio online di cosmetici. Lei ha scaricato una guida e nel modulo ha chiesto di essere ricontattata.

Oggetto: Le domande sui resi dopo il lancio in Germania

Ciao Sara,
grazie per aver scaricato la guida sulle risposte automatiche. Ho visto che da poco spedite anche in Germania, e immagino che le domande su consegne e resi vi stiano rubando tempo.

Noi colleghiamo il negozio a un assistente che risponde da solo alle domande sugli ordini e passa a voi il resto.

Se temi risposte fredde, partiamo dalle vostre email di oggi e prima di attivarle le rileggi tu.

Ti va di sentirci per mezz’ora nelle prossime settimane? Dimmi tu quando ti è comodo e ti mando l’invito.

A presto,
Luca Neri
Agenzia Esempio · [telefono]

Ti scrivo perché nel modulo della guida hai chiesto di essere ricontattata. Se non ti interessa, rispondi «no grazie» e non ti scrivo più.

Il follow-up è il messaggio con cui ricontatti chi non ha risposto. Capita che l’altro abbia solo rimandato, e un promemoria gentile aiuta. Le regole sono poche:

• pochi, di solito uno o due, a qualche giorno lavorativo di distanza;
• brevi, due o tre righe;
• nello stesso thread, in risposta alla tua email, così l’oggetto resta quello e l’altro ritrova il contesto;
• sullo stesso tema, perché la richiesta o il consenso riguardavano quello.

Un follow-up alla prima email, per esempio:

Ciao ingegner Bianchi,
le riscrivo nel caso la mia email qui sotto sia finita in mezzo alle altre. Se il catalogo in tedesco non è più una priorità, me lo dica pure e chiudo qui.

Un saluto,
Giulia Verdi

Fermati quando ti dice di no, e segna il nome nell’elenco di esclusione. Fermati anche se l’ultimo follow-up resta senza risposta, perché insistere rovina l’impressione che hai lasciato. Se invece ti chiede da dove hai preso i suoi dati, rispondi entro un mese, come chiede il GDPR.

• La finta personalizzazione. Un complimento generico al sito, o un dettaglio che non c’entra con la proposta. Se togli il dettaglio e l’email regge lo stesso, quel dettaglio era di troppo.
• I dettagli troppo personali, come la famiglia o le vacanze. Mettono a disagio, e sono dati che non dovresti nemmeno cercare.
• Gli oggetti da invio in serie e i modelli in cui cambia solo il nome, magari con un campo come {{nome}} rimasto vuoto.
• Allegati e troppi link nel primo messaggio. La presentazione in PDF mandala quando te la chiedono.
• Le frasi da AI, come «nel panorama competitivo di oggi» o «soluzioni all’avanguardia». Come toglierle lo spieghiamo nella guida per scrivere articoli con l’AI.

Un’email scritta bene non serve se finisce nello spam. Il dominio da cui scrivi deve avere tre record DNS:

• SPF, che dice quali server possono spedire per il tuo dominio;
• DKIM, una firma che permette di verificare che l’email arrivi da te e non sia stata modificata;
• DMARC, che dice al server di chi riceve cosa fare con le email che non superano i controlli.

Le linee guida di Google e i requisiti di Yahoo chiedono a tutti almeno SPF o DKIM e record DNS inversi validi. Le segnalazioni di spam devono restare sotto lo 0,3%. Chi manda molte email deve avere anche DMARC e il mittente allineato. Nei messaggi di marketing serve poi la disiscrizione con un clic, da rispettare entro due giorni.

Per Google «molte» vuol dire oltre 5.000 email al giorno verso account Gmail personali, contate su tutto il dominio.

Microsoft chiede gli stessi tre record oltre le 5.000 email al giorno verso Outlook.com. Configurali anche se mandi poche email. I valori da copiare, il dominio separato, il warm-up e la verifica degli indirizzi sono nell’articolo sulla lead generation.

Le aperture, infine, sono un dato poco affidabile. La protezione della privacy di Mail di Apple impedisce ai mittenti di sapere se il destinatario ha aperto l’email. Secondo Mailchimp, Mail precarica anche i pixel di tracciamento, e così l’apertura risulta pure quando l’email resta chiusa.

In Italia, poi, le linee guida del Garante sui tracking pixel chiedono il consenso preventivo per misurare le aperture di ogni destinatario. Spegni il tracciamento delle aperture e conta le risposte.

L’AI fa risparmiare tempo nella ricerca e nella prima stesura, se lavora dentro un contesto preciso. Il metodo ha quattro passaggi:

1. Un progetto che conosce la tua offerta. Nei progetti di Claude, nei progetti di ChatGPT o nelle skill di Gemini (sugli account personali hanno preso il posto dei Gem) carichi una volta documenti e istruzioni. Metti cosa vendi e a chi, i lavori che puoi raccontare e le obiezioni più frequenti, con le tue risposte. Aggiungi le regole su tu e lei e qualche email che ti è piaciuta.
2. La ricerca con le fonti. L’AI riassume l’azienda e le notizie recenti, con il link e la data di ogni fatto, e tu apri i link.
3. Tre oggetti e una bozza. L’AI propone, una persona sceglie e riscrive con la sua voce.
4. Due prove prima di inviare. La prova della voce («lo direi così a voce?») e quella dello sconosciuto («lo capirebbe chi non mi conosce?»).

Lascia perdere le frasi «personalizzate» generate in serie. Nascono da dettagli presi a caso e si riconoscono subito. E servono a invii di massa a freddo, che in Italia non puoi fare. Un agente AI può anche preparare le bozze nella tua posta, però l’invio lo fa una persona.

Questo è il prompt da usare dentro il progetto, con la ricerca web attiva:

Aiutami a scrivere la prima email a una persona che non mi conosce. Prima leggi i documenti del progetto, con la nostra offerta, i lavori che possiamo raccontare e le obiezioni con le nostre risposte.

Contatto
- Persona: [nome, ruolo, azienda, sito]
- Come ho avuto il contatto: [es. biglietto in fiera, modulo con il consenso, guida scaricata]
- Cosa mi ha chiesto, o perché scrivo: [una riga]
- Registro: [lei o tu]

Ricerca
1. Riassumi in cinque righe cosa fa l’azienda e le notizie recenti, con il link e la data di ogni fonte.
2. Usa solo fonti pubbliche e professionali: sito, notizie, comunicati, interviste, offerte di lavoro. Non leggere LinkedIn e non cercare niente sulla vita privata della persona.
3. Elenca le parole che l’azienda usa per clienti e prodotti.
4. Se un dato manca scrivi «non trovato». Non inventare niente.

Bozza
5. Proponi tre oggetti diversi, che abbiano senso solo per questa persona.
6. Scrivi una bozza di al massimo 90 parole, firma esclusa:
- la prima frase continua l’oggetto;
- il problema che risolviamo, con le parole dell’azienda;
- una riga che risponde all’obiezione più probabile (dimmi quale);
- apri con «Ciao» e il nome, anche se dai del lei;
- una sola richiesta, cioè la disponibilità nelle prossime settimane, senza link al calendario e senza proporre orari;
- niente allegati e al massimo un link;
- sotto la firma, come ho avuto il contatto e come dirmi di no.
7. Elenca cosa devo verificare prima di inviare.

Se lo usi spesso, trasformalo in una skill e aggiungi le regole anti-AI per l’italiano. Non incollare dati personali che non servono, e nei piani personali controlla l’impostazione che permette di usare le chat per addestrare i modelli.

Per poche email curate bastano la tua casella di lavoro e un assistente AI. Con il connettore MCP della posta l’assistente prepara la bozza, e una persona la manda. Per volumi più alti, sempre verso chi può riceverle, ti servono tre cose:

• caselle di invio su un dominio separato, con Zapmail, le caselle di Instantly, Primeforge o Maildoso, oppure Google Workspace e Microsoft 365 configurati a mano;
• uno strumento di invio che gestisca follow-up e risposte, come Instantly, Smartlead, lemlist o Woodpecker;
• la verifica degli indirizzi prima di ogni invio, con gli actor dello Store di Apify, ZeroBounce, Hunter o Bouncer.

Pro e contro di ognuno, con i controlli tecnici e il CRM, li trovi nell’articolo sulla lead generation con l’AI.

Poche e buone. Fissa un obiettivo settimanale che riesci a rispettare senza tagliare la ricerca, e mettilo in agenda come un appuntamento.

Quando i numeri crescono, prova una cosa alla volta, prima l’oggetto e poi la prima frase. Dividi a caso i contatti in due gruppi simili e misura le risposte. Con poche decine di invii per variante, una differenza di qualche risposta può essere caso, quindi aspetta prima di dichiarare un vincitore.

Per i nostri primi messaggi l’AI prepara una scheda con le fonti e una bozza. Una persona del team legge, corregge, approva o scarta. Su LinkedIn scriviamo a mano, e nessun messaggio parte senza che una persona l’abbia letto.

Costruiamo lo stesso sistema anche per le aziende. Se vuoi collegarlo alla posta e al CRM che usi già, è il lavoro delle nostre soluzioni AI. Se ne vuoi parlare, scrivici.